Otrzymanie faktury wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur – mimo obowiązku jej wystawienia w KSeF – nie pozbawia nabywcy prawa do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Decydujące znaczenie ma rzeczywisty charakter transakcji oraz spełnienie wymogów, które dla faktury określają przepisy o VAT.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej (nr 0111-KDIB2-1.4010.1.2026.1.AG) z 26 lutego 2026 r., przypomniał o wieloelementowej strukturze definicji kosztu uzyskania przychodu. Aby wydatek mógł zostać odliczony, musi być poniesiony przez podatnika, mieć charakter definitywny, pozostawać w związku z działalnością, być celowy oraz zostać właściwie udokumentowany. Dyrektor KIS wskazał, że chociaż poniesienie wydatku powinno być potwierdzone fakturą odzwierciedlającą rzeczywisty przebieg zdarzeń, to jednak przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie zostały znowelizowane w sposób, który uzależniałby prawo do zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych od formy dokumentu. W interpretacji podkreślono brak regulacji analogicznych do art. 15d ustawy o CIT dotyczącego płatności bez pośrednictwa rachunku płatniczego, które wprost ograniczałyby koszty z powodu naruszenia procedur przy fakturowaniu.
W uzasadnieniu rozstrzygnięcia przywołano art. 106ga ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, który nakłada na podatników obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Równocześnie podkreślono, że z perspektywy podatku dochodowego decydujące znaczenie ma fakt, że faktura wystawiona poza systemem nadal dokumentuje rzeczywiste zdarzenie gospodarcze. Organ podatkowy stwierdził, że: „Skoro faktura będzie dokumentować rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych, spełnione zostaną wszystkie przesłanki warunkujące uznanie poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu (...) i zostanie wystawiona w postaci papierowej lub elektronicznej (z pominięciem obowiązku jej wystawienia w systemie KSeF), przy czym będzie zawierała elementy wymagane dla tych postaci, to będą Państwo uprawnieni do rozpoznania kosztów uzyskania przychodów na podstawie takiej faktury”. Zatem błędy formalne lub niedopełnienie obowiązków technicznych przez wystawcę dokumentu nie mogą rzutować na prawo nabywcy do uwzględnienia wydatku w rachunku podatkowym, o ile transakcja ma charakter realny i celowy.
Interpretacja, choć odnosi się do podatnika CIT, ma zastosowanie również do podatników opodatkowanych podatkiem dochodowym od osób fizycznych, ponieważ zasady rozpoznawania kosztów uzyskania przychodów są w obu ustawach analogiczne.
Sprawa, która jest przedmiotem interpretacji dotyczyła spółki kapitałowej będącej czynnym podatnikiem VAT, która przewidywała sytuacje otrzymania faktur w formie papierowej lub PDF, mimo że dostawca był zobligowany do użycia KSeF. Spółka wystąpiła o interpretację podatkową, aby potwierdzić prawo do zaliczania takich wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Argumentowała, że uchybienie przez dostawcę technicznemu obowiązkowi wystawienia faktury w KSeF nie pozbawia nabywcy prawa do ujęcia wydatku w kosztach podatkowych, ponieważ przepisy ustaw o podatkach dochodowych nie uzależniają prawa do kosztu od technicznej formy dokumentu. I to stanowisko fiskus uznał za prawidłowe.
Więcej na portalach społecznościowych BDO Poland – ZAPRASZMY:
https://www.facebook.com/BDOPolska
https://www.instagram.com/bdo_polska/
https://www.linkedin.com/company/bdo-sp-zoo
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej (nr 0111-KDIB2-1.4010.1.2026.1.AG) z 26 lutego 2026 r., przypomniał o wieloelementowej strukturze definicji kosztu uzyskania przychodu. Aby wydatek mógł zostać odliczony, musi być poniesiony przez podatnika, mieć charakter definitywny, pozostawać w związku z działalnością, być celowy oraz zostać właściwie udokumentowany. Dyrektor KIS wskazał, że chociaż poniesienie wydatku powinno być potwierdzone fakturą odzwierciedlającą rzeczywisty przebieg zdarzeń, to jednak przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie zostały znowelizowane w sposób, który uzależniałby prawo do zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych od formy dokumentu. W interpretacji podkreślono brak regulacji analogicznych do art. 15d ustawy o CIT dotyczącego płatności bez pośrednictwa rachunku płatniczego, które wprost ograniczałyby koszty z powodu naruszenia procedur przy fakturowaniu.
W uzasadnieniu rozstrzygnięcia przywołano art. 106ga ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, który nakłada na podatników obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Równocześnie podkreślono, że z perspektywy podatku dochodowego decydujące znaczenie ma fakt, że faktura wystawiona poza systemem nadal dokumentuje rzeczywiste zdarzenie gospodarcze. Organ podatkowy stwierdził, że: „Skoro faktura będzie dokumentować rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych, spełnione zostaną wszystkie przesłanki warunkujące uznanie poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu (...) i zostanie wystawiona w postaci papierowej lub elektronicznej (z pominięciem obowiązku jej wystawienia w systemie KSeF), przy czym będzie zawierała elementy wymagane dla tych postaci, to będą Państwo uprawnieni do rozpoznania kosztów uzyskania przychodów na podstawie takiej faktury”. Zatem błędy formalne lub niedopełnienie obowiązków technicznych przez wystawcę dokumentu nie mogą rzutować na prawo nabywcy do uwzględnienia wydatku w rachunku podatkowym, o ile transakcja ma charakter realny i celowy.
Interpretacja, choć odnosi się do podatnika CIT, ma zastosowanie również do podatników opodatkowanych podatkiem dochodowym od osób fizycznych, ponieważ zasady rozpoznawania kosztów uzyskania przychodów są w obu ustawach analogiczne.
Sprawa, która jest przedmiotem interpretacji dotyczyła spółki kapitałowej będącej czynnym podatnikiem VAT, która przewidywała sytuacje otrzymania faktur w formie papierowej lub PDF, mimo że dostawca był zobligowany do użycia KSeF. Spółka wystąpiła o interpretację podatkową, aby potwierdzić prawo do zaliczania takich wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Argumentowała, że uchybienie przez dostawcę technicznemu obowiązkowi wystawienia faktury w KSeF nie pozbawia nabywcy prawa do ujęcia wydatku w kosztach podatkowych, ponieważ przepisy ustaw o podatkach dochodowych nie uzależniają prawa do kosztu od technicznej formy dokumentu. I to stanowisko fiskus uznał za prawidłowe.
Więcej na portalach społecznościowych BDO Poland – ZAPRASZMY:
https://www.facebook.com/BDOPolska
https://www.instagram.com/bdo_polska/
https://www.linkedin.com/company/bdo-sp-zoo