BDO W MEDIACH Automatyzacja, sztuczna inteligencja i oprogramowanie ERP pomogą w księgowości. Mogą uprościć i usprawnić działania związane z procesem zamknięcia ksiąg i raportowania rocznego - pisze w Rzeczpospolitej Edyta Kalińska, biegła rewident, Partnerka Zarządzająca Działem Rewizji Finansowej, Członkini Zarządu BDO.
Do końca marca 2025 roku jednostki były zobowiązane sporządzić sprawozdanie finansowe za rok 2024. Do końca czerwca sprawozdania te powinny zostać zatwierdzone, a w przypadku wymogu badania przez biegłego rewidenta – również zbadane. Ze względu na wciąż rosnące wymogi regulacyjne dotyczące sporządzania sprawozdań finansowych i rozliczeń podatkowych oraz powiązany z niżem demograficznym brak specjalistów firmy coraz częściej decydują się na implementację narzędzi automatyzujących proces zamknięcia roku w księgowości i podatkach. Proces automatyzacji jest wymuszany częściowo również przez przepisy. Sprawozdania finansowe mają zgodnie z ustawą o rachunkowości formę elektroniczną i są składane elektronicznie do Krajowego Rejestru Sądowego. Już od 2026 roku obowiązkowy stanie się Krajowy System e-Faktur (KSeF). Dla podmiotów dużych będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku, a dla pozostałych od 1 kwietnia 2026 roku.
Zamknięcie roku księgowego to trudny proces, często związany z presją czasu, szczególnie w przypadku jednostek, które są częścią globalnych grup kapitałowych i muszą rok obrotowy zamknąć bardzo szybko. Aby sprawozdawczość była prawidłowa i dawała rzetelną informację interesariuszom takim jak banki, właściciele czy inwestorzy należy wykonać wiele procedur uzgodnieniowych identyfikujących błędy oraz dokonać potwierdzeń sald i kalkulacji rezerw na postawie danych źródłowych. Proces zamknięcia roku i sporządzenia sprawozdań staje się jeszcze bardziej złożony, gdy sprawozdanie takie podlega badaniu przez biegłego rewidenta, gdyż wymaga to od jednostki przygotowania licznych raportów i szczegółowych informacji.
Nowoczesne technologie, takie jak automatyzacja procesów, sztuczna inteligencja i zaawansowane systemy ERP (Enterprise Resource Planning, Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa) odgrywają coraz większą rolę w usprawnieniu działań związanych z procesem zamknięcia ksiąg i raportowania rocznego.
Automatyzacja rutynowych zadań w księgowości
Nowoczesne zintegrowane systemy ERP coraz częściej oferują automatyzację w zakresie ujęcia księgowego rutynowych procesów. Przykładem takiego procesu może być sprzedaż towarów. Towar wysyłany z magazynu jest skanowany i na tej podstawie w systemie generowane są wszystkie zapisy księgowe związane z transakcją, takie jak ujęcie kosztu sprzedanych towarów, ujęcie przychodu, rozliczeń z tytułu VAT i odpowiednich należności z tytułu dostaw i usług. Eliminacja ręcznych księgowań redukuje ryzyko błędów, co usprawnia proces zamykania ksiąg. Zaawansowane systemy ERP oferują coraz częściej automatyzację również w zakresie czynności związanych z przygotowaniem sprawozdań finansowych i zamknięciem ksiąg, takich jak uzgadnianie sald, przygotowanie potwierdzeń sald i generowanie raportów, w tym gotowych sprawozdań finansowych.
Cały artykuł można przeczytać w Rzeczpospolitej z dnia 26 maja 2025 r. str.D4.
Do końca marca 2025 roku jednostki były zobowiązane sporządzić sprawozdanie finansowe za rok 2024. Do końca czerwca sprawozdania te powinny zostać zatwierdzone, a w przypadku wymogu badania przez biegłego rewidenta – również zbadane. Ze względu na wciąż rosnące wymogi regulacyjne dotyczące sporządzania sprawozdań finansowych i rozliczeń podatkowych oraz powiązany z niżem demograficznym brak specjalistów firmy coraz częściej decydują się na implementację narzędzi automatyzujących proces zamknięcia roku w księgowości i podatkach. Proces automatyzacji jest wymuszany częściowo również przez przepisy. Sprawozdania finansowe mają zgodnie z ustawą o rachunkowości formę elektroniczną i są składane elektronicznie do Krajowego Rejestru Sądowego. Już od 2026 roku obowiązkowy stanie się Krajowy System e-Faktur (KSeF). Dla podmiotów dużych będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku, a dla pozostałych od 1 kwietnia 2026 roku.
Zamknięcie roku księgowego to trudny proces, często związany z presją czasu, szczególnie w przypadku jednostek, które są częścią globalnych grup kapitałowych i muszą rok obrotowy zamknąć bardzo szybko. Aby sprawozdawczość była prawidłowa i dawała rzetelną informację interesariuszom takim jak banki, właściciele czy inwestorzy należy wykonać wiele procedur uzgodnieniowych identyfikujących błędy oraz dokonać potwierdzeń sald i kalkulacji rezerw na postawie danych źródłowych. Proces zamknięcia roku i sporządzenia sprawozdań staje się jeszcze bardziej złożony, gdy sprawozdanie takie podlega badaniu przez biegłego rewidenta, gdyż wymaga to od jednostki przygotowania licznych raportów i szczegółowych informacji.
Nowoczesne technologie, takie jak automatyzacja procesów, sztuczna inteligencja i zaawansowane systemy ERP (Enterprise Resource Planning, Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa) odgrywają coraz większą rolę w usprawnieniu działań związanych z procesem zamknięcia ksiąg i raportowania rocznego.
Automatyzacja rutynowych zadań w księgowości
Nowoczesne zintegrowane systemy ERP coraz częściej oferują automatyzację w zakresie ujęcia księgowego rutynowych procesów. Przykładem takiego procesu może być sprzedaż towarów. Towar wysyłany z magazynu jest skanowany i na tej podstawie w systemie generowane są wszystkie zapisy księgowe związane z transakcją, takie jak ujęcie kosztu sprzedanych towarów, ujęcie przychodu, rozliczeń z tytułu VAT i odpowiednich należności z tytułu dostaw i usług. Eliminacja ręcznych księgowań redukuje ryzyko błędów, co usprawnia proces zamykania ksiąg. Zaawansowane systemy ERP oferują coraz częściej automatyzację również w zakresie czynności związanych z przygotowaniem sprawozdań finansowych i zamknięciem ksiąg, takich jak uzgadnianie sald, przygotowanie potwierdzeń sald i generowanie raportów, w tym gotowych sprawozdań finansowych.
Cały artykuł można przeczytać w Rzeczpospolitej z dnia 26 maja 2025 r. str.D4.