Zamknięcie roku w firmie to proces wieloetapowy i czasochłonny

BDO W MEDIACH  Aby zamknąć księgi pod kątem rachunkowym w sposób prawidłowy kluczowe jest przeprowadzenie kilku etapów prac, do których zobowiązuje ustawa o rachunkowości. Poza inwentaryzacją mowa tu m.in. o niezbędnych wycenach i oszacowaniu rezerw – mówi w wywiadzie dla portalu fpg24.pl Edyta Kalińska, członek zarządu i partner zarządzająca Działem Rewizji Finansowej BDO.
Koniec roku w każdej firmie to obowiązki związane m.in. z zakończeniem roku obrotowego. Przed sporządzeniem sprawozdania finansowego trzeba wykonać wiele czynności. O jakich obowiązkach trzeba pamiętać? Załóżmy, że rok kalendarzowy pokrywa się z obrotowym.

Przełom roku to okres intensywnych prac w firmach, których rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy. Jest wiele czynności, które zgodnie z ustawą o rachunkowości powinny być wykonane w ramach procesu sporządzania sprawozdania finansowego i zamykania ksiąg na koniec roku.
Na ostatni dzień każdego roku obrotowego, zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości, należy przeprowadzić inwentaryzację aktywów. Zgodnie z art. 28 tej ustawy należy odpowiednio wycenić składniki aktywów i pasywów, w tym w walutach obcych, aby ująć je w sprawozdaniu we właściwej wartości. Jednostki sporządzające sprawozdania finansowe muszą również ustalić wysokość kosztów i przychodów przypadających na dany okres sprawozdawczy, aby prawidłowo zaprezentować w rachunku zysków i strat wynik finansowy wypracowany w okresie sprawozdawczym. Aby ustalić wynik finansów netto, należy również skalkulować podatek dochodowy, a także inne obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego.

Jednym z elementów kluczowych dla zamknięcia roku jest inwentaryzacja. Kiedy, jak i w jakim terminie powinna być przeprowadzona?
Inwentaryzacji można dokonać na różne sposoby. Aktywa na rachunkach bankowych przechowywane w innych jednostkach, w tym należności i pożyczki inwentaryzowane są drogą potwierdzeń sald. Jeśli potwierdzenia wykazują niezgodności, należy je wyjaśnić.
Inne aktywa pieniężne, papiery wartościowe w postaci materialnej, rzeczowe składniki aktywów obrotowych, środki trwałe i nieruchomości inwentaryzuje się drogą spisu z natury. Następnie dokonuje się ich wyceny i porównuje te wartości z danymi ksiąg rachunkowych. Wszelkie różnice wyjaśnia się i rozlicza.
Środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, grunty i prawa zakwalifikowane do nieruchomości inwentaryzuje się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. W podobny sposób należy zinwentaryzować należności sporne i wątpliwe i z tytułów publicznoprawnych. Również inne aktywa i pasywa należy inwentaryzować w ten sposób, jeśli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe.
Inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.