Outsourcing kadrowo-płacowy

Outsourcing kadr lub płac polega na wydzieleniu na zewnątrz organizacji całości lub części funkcji związanych z administracją kadr lub naliczaniem płac.

BDO zapewnia pełną obsługę spraw związanych z wynagrodzeniem pracowników począwszy od sporządzania listy płac i prowadzenia kartotek pracowników, po przelewanie wynagrodzeń na konto i prowadzenie rozliczeń z właściwymi urzędami. Oferujemy także pełen zakres obsługi kadrowej firm. Prowadzimy również obsługę cudzoziemców.

Zapewniamy najwyższy poziom świadczonych usług oraz ich zgodność z wymogami obowiązujących w Polsce przepisów, jak i najlepszych światowych praktyk.

Usługę obsługi kadr i płac rozpoczynamy od przeprowadzenia przeglądu dokumentacji kadrowo-płacowej, który pozwoli nam dotrzeć do informacji koniecznych do prowadzenia usługi i stwierdzić poprawność dotychczas prowadzonych rozliczeń z pracownikami.

Zakres oferowanych przez nas usług:

Zewnętrzna administracja płac

• Naliczanie wynagrodzeń zgodnie z przepisami prawa, regulaminami pracy i wynagradzania oraz z uwzględnieniem danych zmiennych;
• Budżetowanie i planowanie wynagrodzeń;
• Dokonywanie przelewów zobowiązań do US, ZUS i PFRON;
• Naliczanie wynagrodzeń za chorobę oraz zasiłków;
• Opracowywanie i implementacja regulaminów pracy, wynagradzania, ZFŚS, korzystania z telefonów lub samochodów służbowych itp.;
• Przechowywanie dokumentacji i danych płacowych w miejscach i formach bezpiecznych, strzeżonych, zapewniających pełną poufność i zgodność z wymogami prawa;
• Przeglądy poprawności naliczania wynagrodzeń i prowadzenia dokumentacji płacowej;
• Przygotowywanie i przesyłanie danych finansowych i raportów dla księgowości oraz współpraca przy księgowaniu i uzgadnianiu korekt wynagrodzeń;
• Przygotowywanie sprawozdań i raportów GUS;
• Sporządzanie pasków płacowych i informacji ZUS dla osoby ubezpieczonej;
• Reprezentacja przed urzędami, organami i instytucjami;
• Sporządzanie i aktualizacja kart wynagrodzeń i zasiłkowych;
• Sporządzanie i rozliczanie umów o pracę, dzieło, zlecenie, kontraktów menedżerskich, wynagrodzeń dla członków zarządu i rad nadzorczych zarówno rezydentów, jak i nierezydentów podlegających do polskich lub zagranicznych systemów zabezpieczenia społecznego;
• Sporządzanie i przesyłanie dokumentów zgłoszeniowych, rozliczeniowych i korygujących ZUS;
• Sporządzanie list płac, zbiorówek i zestawień list płac oraz raportów wynagrodzeń i kosztów wedle wymaganych kryteriów dla każdego rodzaju wynagrodzeń;
• Sporządzanie miesięcznych i rocznych deklaracji oraz informacji podatkowych PIT-4R, PIT-8AR, IFT-1R, PIT-11 i PIT-40 oraz przesyłanie do urzędów i podatników;
• Sporządzanie i przekazywanie informacji, deklaracji, korekt i wyjaśnień do urzędów skarbowych, ZUS i PFRON;
• Sporządzanie poleceń księgowania wynagrodzeń i raportów według określonego schematu i struktury kosztowej, dokonywanie przelewów wynagrodzeń na wskazane konta;
• Współpraca z inspektorami, kontrolerami, audytorami i analitykami finansowymi;
• Wystawianie zaświadczeń o zarobkach i zatrudnieniu oraz osiągniętych dochodach.

Zewnętrzna administracja kadr

• Zakładanie i kompleksowe prowadzenie akt osobowych;
• Dokonywanie zmian w rejestracji ZUS dotyczących danych personalnych pracowników i pracodawców;
• Doradztwo z zakresu prawa pracy, podatkowego i ubezpieczeń;
• Dostarczanie odpowiednich danych i udzielanie wyjaśnień stosownym organom i instytucjom;
• Informowanie o zmianach przepisów prawa pracy;
• Kontrola terminowości i kierowanie pracowników na wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie;
• Kontrola terminów ważności oraz planowanie szkoleń z zakresu BHP i ochrony przeciwpożarowej;
• Pomoc podczas inspekcji i kontroli urzędów, organów i instytucji państwowych;
• Przechowywanie dokumentacji i danych kadrowych w miejscach i formach bezpiecznych, strzeżonych i zapewniających pełną poufność oraz zgodność z wymogami prawa;
• Przygotowywanie i archiwizowanie dokumentów osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych (umów zleceń i umów o dzieło);
• Przygotowywanie i przesyłanie sprawozdań i raportów statystycznych, ewidencyjnych i ewaluacyjnych;
• Rejestrowanie i wyrejestrowywanie pracodawców i pracowników w ZUS oraz PIP;
• Rozliczanie godzin nadliczbowych i nocnych oraz prowadzenie ewidencji czasu pracy;
• Sporządzanie i ewidencja umów o pracę, świadectw pracy, aneksów, wypowiedzeń umów oraz warunków pracy i płacy, informacji o warunkach zatrudnienia i wynagrodzenia oraz innych dokumentów personalnych związanych z nawiązaniem, przebiegiem i zakończeniem stosunku pracy;
• Sporządzanie i przekazywanie deklaracji i informacji miesięcznych oraz rocznych PFRON;
• Sporządzanie raportów i zestawień kadrowych;
• Stworzenie i bieżąca aktualizacja bazy danych kadrowych pracowników i osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych;
• Ustalanie uprawnień, ewidencjonowanie i rozliczanie wykorzystanych urlopów wypoczynkowych oraz innych absencji i przerw w wykonywaniu pracy (urlopy okolicznościowe, bezpłatne, wychowawcze, macierzyńskie, zwolnienia lekarskie i inne).

Rozliczanie dochodów z zagranicy oraz uzyskiwanych przez cudzoziemców

• Analizę dochodów uzyskiwanych przez cudzoziemców w Polsce z tytułu: zatrudnienia, prowadzonej działalności gospodarczej, odsetek od kapitału zainwestowanego w Polsce, posiadanych nieruchomości, dywidend wypłacanych z racji posiadanych udziałów w polskich spółkach;
• Podanie przychodu nie będącego przedmiotem opodatkowania w Polsce tj.: sprzedaż obligacji i innych papierów wartościowych;
• Określenie warunków zatrudnienia w celu uniknięcia podwójnego opodatkowania;
• Przygotowanie raportów w polskiej i angielskiej wersji językowej na temat przychodów uzyskiwanych przez cudzoziemców w Polsce oraz regulacji podatkowych;
• Przygotowanie pełnej dokumentacji podatkowej w celu zgłoszenia do Urzędu Skarbowego.

Dodatkowo w zakresie obsługi ekspatów oferujemy:

• Pełną obsługę w zakresie: zgłoszenia pobytu, przygotowania i złożenia dokumentów dotyczących zatrudnienia, tłumaczeń, wypełnianiu i składaniu dokumentów do instytucji państwowych, dokonywanie stosownych opłat;
• Przygotowanie miejsca zamieszkania, w tym: negocjacje z agencją nieruchomości, pomoc przy podpisaniu umowy, przygotowanie protokołu zdawczo-odbiorczego, przekazanie kluczy przyszłym lokatorom;
• Znalezienie szkół i przedszkoli dla dzieci, w tym pomoc w dopełnieniu wszelkich formalności;
• Pomoc w zatrudnieniu personelu domowego: opiekunka do dzieci, ogrodnik, kierowca;
• Pomoc w otworzeniu rachunku bankowego;
• Uzyskanie polskiego prawa jazdy.

Przegląd dokumentacji kadrowo-płacowej

• Weryfikacja realizacji obowiązków zgłoszeniowych pracowników do ZUS;
• Weryfikacja obowiązków płatnika w zakresie naliczania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz zobowiązań wobec PFRON;
• Weryfikacja dokumentacji rozliczeniowej przekazywanej do ZUS;
• Weryfikacja dokumentacji personalnej pod kątem zgodności z aktualnymi wymogami prawnymi;
• Weryfikacja spójności posiadanej dokumentacji personalnej z naliczeniami płacowymi;
• Przygotowanie wzorów druków i dokumentów wewnętrznych;
• Sprawdzenie poprawności i realizacji istniejących wewnętrznych regulacji prawnych.