Wprowadzenie pracy zdalnej wymaga precyzyjnego uregulowania zasad i właściwego stosowania przepisów podatkowych oraz składkowych – pisze w Rzeczpospolitej Dominika Piesiewicz Human Resources, Personal Administration and Payroll Senior Specialist w Dziale Business Outsourcing Services BDO
Praca zdalna i hybrydowa z rozwiązania awaryjnego w czasie pandemii stała się trwałym elementem organizacji pracy w wielu firmach. Dla pracowników oznacza większą elastyczność i możliwość wykonywania obowiązków poza siedzibą firmy, a dla pracodawców – dostęp do szerszego rynku pracy oraz potencjalne oszczędności powierzchni biurowej. Zmiana ta, z perspektywy obu stron często oceniana pozytywnie, rodzi istotne konsekwencje w obszarze rozliczeń pracowniczych oraz podatkowo-składkowych.
Choć od 2023 r. przepisy kodeksu pracy zawierają kompleksowe regulacje dotyczące pracy zdalnej, system podatkowy i ubezpieczeniowy wciąż w dużej mierze opiera się na ogólnych zasadach tworzonych z myślą o tradycyjnym modelu pracy stacjonarnej. W efekcie pracodawcy realizują nowe obowiązki wynikające z prawa pracy, stosując przepisy podatkowe i składkowe, które nie zawsze są dostosowane do realiów pracy zdalnej. Prawidłowe rozliczanie przy pracy zdalnej ma dziś kluczowe znaczenie – zarówno z perspektywy pracownika, jak i w kontekście potencjalnych kontroli ze strony organów podatkowych, ZUS czy PIP.
Rodzaje pracy zdalnej i ich znaczenie dla rozliczeń
Kodeks pracy wyróżnia kilka form pracy zdalnej, w tym pracę zdalną wykonywaną w sposób stały lub hybrydowy oraz pracę zdalną okazjonalną. Rozróżnienie to ma kluczowe znaczenie z punktu widzenia obowiązków pracodawcy i zasad rozliczeń.
Praca zdalna stała lub hybrydowa wymaga uregulowania zasad jej wykonywania, a praca zdalna okazjonalna, wykonywana na wniosek pracownika w ograniczonym wymiarze, została przez ustawodawcę potraktowana odmiennie. W przypadku pracy zdalnej okazjonalnej pracodawca nie ma obowiązku zapewniania narzędzi i materiałów do pracy ani pokrywania kosztów energii elektrycznej czy usług telekomunikacyjnych. W konsekwencji ten rodzaj pracy zdalnej z reguły nie rodzi obowiązków związanych z wypłatą ryczałtów lub ekwiwalentów i nie generuje typowych problemów podatkowych oraz składkowych. Zagadnienia rozliczeniowe koncentrują się więc przede wszystkim na pracy zdalnej stałej i hybrydowej.
Ważne! Praca zdalna stała i hybrydowa musi być uregulowana w regulaminie, porozumieniu ze związkiem zawodowym lub przedstawicielami pracowników. Brak takich regulacji może prowadzić do sporów z pracownikami oraz problemów podczas kontroli.
Cały artykuł można przeczytać Rzeczpospolitej z dnia 5 marca 2026r.
Praca zdalna i hybrydowa z rozwiązania awaryjnego w czasie pandemii stała się trwałym elementem organizacji pracy w wielu firmach. Dla pracowników oznacza większą elastyczność i możliwość wykonywania obowiązków poza siedzibą firmy, a dla pracodawców – dostęp do szerszego rynku pracy oraz potencjalne oszczędności powierzchni biurowej. Zmiana ta, z perspektywy obu stron często oceniana pozytywnie, rodzi istotne konsekwencje w obszarze rozliczeń pracowniczych oraz podatkowo-składkowych.
Choć od 2023 r. przepisy kodeksu pracy zawierają kompleksowe regulacje dotyczące pracy zdalnej, system podatkowy i ubezpieczeniowy wciąż w dużej mierze opiera się na ogólnych zasadach tworzonych z myślą o tradycyjnym modelu pracy stacjonarnej. W efekcie pracodawcy realizują nowe obowiązki wynikające z prawa pracy, stosując przepisy podatkowe i składkowe, które nie zawsze są dostosowane do realiów pracy zdalnej. Prawidłowe rozliczanie przy pracy zdalnej ma dziś kluczowe znaczenie – zarówno z perspektywy pracownika, jak i w kontekście potencjalnych kontroli ze strony organów podatkowych, ZUS czy PIP.
Rodzaje pracy zdalnej i ich znaczenie dla rozliczeń
Kodeks pracy wyróżnia kilka form pracy zdalnej, w tym pracę zdalną wykonywaną w sposób stały lub hybrydowy oraz pracę zdalną okazjonalną. Rozróżnienie to ma kluczowe znaczenie z punktu widzenia obowiązków pracodawcy i zasad rozliczeń.
Praca zdalna stała lub hybrydowa wymaga uregulowania zasad jej wykonywania, a praca zdalna okazjonalna, wykonywana na wniosek pracownika w ograniczonym wymiarze, została przez ustawodawcę potraktowana odmiennie. W przypadku pracy zdalnej okazjonalnej pracodawca nie ma obowiązku zapewniania narzędzi i materiałów do pracy ani pokrywania kosztów energii elektrycznej czy usług telekomunikacyjnych. W konsekwencji ten rodzaj pracy zdalnej z reguły nie rodzi obowiązków związanych z wypłatą ryczałtów lub ekwiwalentów i nie generuje typowych problemów podatkowych oraz składkowych. Zagadnienia rozliczeniowe koncentrują się więc przede wszystkim na pracy zdalnej stałej i hybrydowej.
Ważne! Praca zdalna stała i hybrydowa musi być uregulowana w regulaminie, porozumieniu ze związkiem zawodowym lub przedstawicielami pracowników. Brak takich regulacji może prowadzić do sporów z pracownikami oraz problemów podczas kontroli.
Cały artykuł można przeczytać Rzeczpospolitej z dnia 5 marca 2026r.