Projekt zmiany ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy: czego mogą spodziewać się pracodawcy?

W dniu 19 sierpnia 2025 r. w wykazie prac legislacyjnych został opublikowany projekt ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw. 

Projektowana nowelizacja przewiduje wprowadzenie przepisów mających na celu wzmocnienie dotychczasowych uprawnień Państwowej Inspekcji Pracy,  tak aby mogła ona skuteczniej i efektywniej kontrolować przestrzeganie prawa pracy. Wszystko to, jak podkreśla Ministerstwo Pracy Rodziny i Polityki Społecznej będące autorem projektu, celem poprawy warunków osób zatrudnionych wykonujących pracę zarobkową. 

Zgodnie z proponowanymi rozwiązaniami rozszerzenie kompetencji i zakresu działań Państwowej Inspekcji Pracy miałoby polegać na:
  • przyznaniu Państwowej Inspekcji Pracy prawa do stwierdzania istnienia stosunku pracy w sytuacjach, gdy umowa o charakterze cywilnoprawnym faktycznie spełnia warunki umowy o pracę. Zmiana takich umów następowałaby poprzez wydania decyzji administracyjnych przez okręgowych inspektorów pracy;   
  • wprowadzeniu możliwości przekazywania danych między Państwową Inspekcją Pracy, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) oraz Krajową Administracją
Skarbową (KAS) w celu usprawnienia działań kontrolnych;
  • wdrożeniu zdalnych kontroli Państwowej Inspekcji Pracy poprzez wykorzystanie urządzeń technicznych oraz elektronicznej dokumentacji, w tym protokołów kontroli;
  • tworzeniu przez Głównego Inspektora Pracy rocznych i wieloletnich programów kontrolnych bazujących na ocenie ryzyka.
  • zwiększeniu maksymalnej wysokości grzywny jaką Państwowa Inspekcji Pracy może nałożyć w postępowaniu mandatowym (co najmniej dwukrotnie) 
Projektowane zmiany w porównaniu z dotychczasowymi uprawnieniami Państwowej Inspekcji Pracy wydają się być znaczące.

W aktualnym stanie prawnym, w przypadku stwierdzenia, że relacja między pracownikiem a pracodawcą nie ma charakteru cywilnoprawnego, lecz stanowi stosunek pracy, Państwowa Inspekcja Pracy ma kilka możliwości.  

Organ kontrolny w zakresie prawa pracy ma możliwość skierowania w stosunku do pracodawcy wystąpienia lub wydania polecenia o zmianę podstawy prawnej zatrudnienia.

Niemniej jednak, tego rodzaju działania nie mają charakteru decyzji administracyjnej, a więc nie mogą być przymusowo wykonane w trybie egzekucji administracyjnej. Oznacza to, że inspektor pracy nie dysponuje dodatkowymi środkami, aby wymusić jego realizację w przypadku niewykonania go przez pracodawcę. Państwowa Inspekcja Pracy ma również możliwość wniesienia do sądu pracy pozwu o ustalenie istnienia umowy o pracę lub wszczęcia postępowanie w sprawie wykroczenia z art. 281 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy.

Zdaniem autorów projektu obecnie możliwe do stosowania przez Państwową Inspekcję Pracy środki prawne nie są efektywne na tyle, by można było w sposób skuteczny przeciwdziałać naruszeniom przepisów prawa pracy, jakich dopuszczają się podmioty zatrudniające w zakresie doboru formy zatrudnienia. 
 
Według założeń projekt ma zostać przyjęty przez rząd w IV kwartale 2025 r.

Przygotowywana nowelizacja może stanowić istotne wyzwanie dla pracodawców. Przygotować powinny się zwłaszcza firmy zatrudniające pracowników w oparciu o kontrakty B2B, umowy cywilnoprawne, co jest szczególnie popularne w takich sektorach jak IT, marketing, reklama czy też branże kreatywne. 

Nie można wykluczyć, że w związku z planowanym rozszerzeniem uprawnień Państwowej Inspekcji Pracy liczba kontroli wzrośnie, a same inspekcje będą przeprowadzane częściej i w bardziej szczegółowy sposób.
Wobec nadchodzących zmian pracodawcy powinni szczególnie starannie dobierać formy współpracy oraz regularnie weryfikować zgodność stosowanych umów z obowiązującymi przepisami. Warto również rozważyć konsultacje z ekspertami w zakresie doradztwa podatkowego oraz doradztwa prawnego, aby minimalizować ryzyko związane z potencjalnymi kontrolami Państwowej Inspekcji Pracy i ewentualnymi konsekwencjami prawno-podatkowymi.