BDO W MEDIACH Inwentaryzacja jest jednym z elementów związanych z rachunkowym zamknięciem roku obrotowego, polega na okresowym ustaleniu przez jednostkę rzeczywistego stanu posiadanych zarówno aktywów, jak i pasywów – pisze na łamach Rzeczpospolitej Aleksandra Gulej, Supervisor w Dziale Rewizji Finansowej BDO, biuro we Wrocławiu.
Zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości (dalej uor) jednostki mają obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Wybrane składniki majątku mogą zostać spisane nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego oraz nie później niż do 15 dnia następnego roku. Zgodnie z ustawą o rachunkowości środki trwałe oraz maszyny i urządzenia, które wchodzą w skład środków trwałych w budowie, znajdujące się na terenie strzeżonym (zgodnie z KSR nr 11 jako teren strzeżony uznaje się składowisko dozorowane w sposób ciągły, zamknięte miejsce przechowywania, do którego nie mają dostępu osoby nieuprawnione) powinny być inwentaryzowane drogą spisu z natury raz w ciągu 4 lat. Ponadto obowiązek inwentaryzacji spoczywa również na jednostce na dzień zamknięcia działalności.
Jednym z celów okresowej inwentaryzacji środków trwałych jest:
- ustalenie rzeczywistego stanu składników majątkowych jednostki oraz weryfikacja poprawności danych ewidencji księgowej drogą ich porównania ze stanem faktycznym,
- ocena stanu faktycznego oraz przydatności środków trwałych objętych inwentaryzacją w celu ustalenia ewentualnej trwałej utraty wartości,
- wzmocnienie kontroli wewnętrznej nad posiadanym przez jednostkę majątkiem.
Ujawnienie środka trwałego
Przez inwentaryzację należy rozumieć ogół czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu składników aktywów i pasywów jednostki gospodarczej na określony moment. Celem inwentaryzacji jest kontrola zgodności stanów tak aktywów jak i pasywów wynikających z ksiąg rachunkowych ze stanami rzeczywistymi ustalonymi w trakcie inwentaryzacji.
Biorąc pod uwagę treść art. 4 ust. 3 pkt 3 uor należy stwierdzić, że z normatywnego punktu widzenia stanowi ona element rachunkowości, który służy do weryfikacji stanów składników aktywów i pasywów przed ich ujęciem w sprawozdaniu finansowym (zabezpiecza rzetelny obraz sytuacji majątkowej jednostki). Uwzględniając zaś względy praktyczne można z powodzeniem stwierdzić, że inwentaryzacja jest nie tylko obowiązkiem nałożonym na jednostkę na mocy przepisów, bowiem stanowi również doskonałą okazję do sprawdzenia stanu majątku danej jednostki.
Podczas przeprowadzonej inwentaryzacji może okazać się, że z jednej strony brakuje kilku środków trwałych albo jakiś środek trwały uległ uszkodzeniu, a w trakcie roku obrotowego nie zostało to zauważone, zaś z drugiej możliwe jest ujawnienie kilku pozycji, których do tej pory nie było w rejestrze środków trwałych. W takiej sytuacji należy mówić o powstaniu niedoborów oraz nadwyżek inwentaryzacyjnych, które należy rozliczyć.
Komisja inwentaryzacyjna w protokole poinwentaryzacyjnym zobowiązana jest określić przyczyny powstania różnic. Sposób rozliczenia powstałych różnic również powinien zostać ujęty w protokole poinwentaryzacyjnym, który jest zatwierdzany przez kierownika jednostki. Na podstawie tego dokumentu dokonywane jest rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych. Kierownik jednostki jako podmiot do tego legitymowany decyduje w jaki sposób powinno nastąpić rozliczenie zidentyfikowanych różnic oraz w jaki sposób powinny zostać ujęte w księgach rachunkowych jednostki w zależności od przyczyn powstania oraz charakteru każdej z dostrzeżonych w toku inwentaryzacji różnic. Decyzje w tym zakresie kierownik podejmuje posiłkując się przedstawionymi przez komisję inwentaryzacyjną wynikami inwentaryzacji, a także w oparciu o opisane przyczyny powstania poszczególnych różnic. Wszelkie różnice inwentaryzacyjne ujmuje się na koncie „rozliczenia niedoborów i nadwyżek” (osobno ujmując niedobory i nadwyżki w ewidencji analitycznej wspomnianego konta) do czasu zatwierdzenia przez kierownika sposobu ich ostatecznego rozliczenia oraz określenia przyczyny ich powstania.
Cały artykuł można przeczytać w Rzeczpospolitej z 18 października 2023 r., str.: H1 i H6