W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies. Korzystając z naszej strony akceptujesz zasady Polityki Cookie.
  • Zawiązanie, wykorzystanie i rozwiązanie rezerw na niewykorzystane urlopy
Artykuł:

Zawiązanie, wykorzystanie i rozwiązanie rezerw na niewykorzystane urlopy

14 września 2022

Hubert Śniatała, Supervisor w Dziale Rewizji Finansowej |

BDO W MEDIACH  Czasami pracownicy nie wykorzystują należnego im urlopu w danym roku. Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca ma obowiązek, do 30 września następnego roku kalendarzowego, udzielić pracownikom urlopu za rok ubiegły. Z tego tytułu może więc być zobowiązany do utworzenia rezerwy z tytułu niewykorzystanych urlopów – pisze na łamach Rzeczpospolitej Hubert Śniatała, Supervisor w Dziale Rewizji Finansowej BDO, biuro w Poznaniu.

Przyjęte rozwiązanie w zakresie tworzenia i rozliczania rezerw na świadczenia pracownicze należy zamieścić w zasadach (polityce) rachunkowości. Rezerwa na niewykorzystane urlopy jest szacunkiem, za który odpowiedzialny jest kierownik jednostki.

 

Uwaga! Wynagrodzenie za czas urlopu nie jest dodatkowym wynagrodzeniem pracownika. Zgodnie z art. 172 Kodeksu pracy za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował.

 

Rozliczenie międzyokresowe bierne

Należy podkreślić, że posługujemy się określeniem „rezerwa z tytułu niewykorzystanych urlopów”, ale w świetle art. 39 ustawy o rachunkowości (dalej uor) jest to rozliczenie międzyokresowe bierne. Dotyczy ona podstawowej działalności operacyjnej jednostki, a przywołany przepis wskazuje, że jednostka tworzy rozliczenia międzyokresowe bierne w związku z obowiązkiem wykonania w przyszłości świadczeń związanych z bieżącą działalnością na rzecz pracowników. „Rezerwę z tytułu niewykorzystanych urlopów” wykazuje się jednak prezentacyjnie w pasywach bilansu jako rezerwy na zobowiązania w części B.I.2. "Rezerwa na świadczenia emerytalne i podobne" w części krótkoterminowej, ponieważ pracownicy powinni wykorzystać zaległe urlopy w ciągu najbliższego roku.

Uwaga! Celem rezerwy na niewykorzystane urlopy jest dokonanie właściwego przypisania kosztów do okresu, w którym jednostka faktycznie uzyskuje efekty pracy pracowników.

Kiedy trzeba tworzyć rezerwę

Ustawa o rachunkowości nie nakłada wprost na kierownika jednostki obowiązku tworzenia tej rezerwy. Obowiązek dokonywania dla celów bilansowych rezerw na przyszłe świadczenia na rzecz pracowników wynika z zasady współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów zgodnie z art. 6 uor. Według tej zasady jednostka musi do aktywów i pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczać przychody i koszty dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, dla których spółka nie otrzymała jeszcze dokumentów zewnętrznych potwierdzających ich poniesienie.

Przy podejmowaniu decyzji o założeniu rezerwy powinniśmy kierować się przede wszystkim kryterium istotności kosztów z tego tytułu. Jeżeli wartość szacowanej rezerwy jest istotna i wpływa na rzetelność sprawozdania finansowego to powinniśmy tworzyć daną rezerwę, aby zachować wcześniej wspomnianą zasadę współmierność przychodów i kosztów.

 

Uwaga! Na podstawie art. 4 uor informacje wykazywane w sprawozdaniu finansowym należy uznać za istotne, gdy ich pominięcie lub zniekształcenie może wpływać na decyzje podejmowane na ich podstawie przez użytkowników tych sprawozdań.

 

Gdy nieutworzenie rezerwy nie wpłynie istotnie na rzetelność i jasność przedstawianej sytuacji majątkowej i finansowej oraz nie zniekształci wyniku finansowego, to nie ma obowiązku tworzenia takiej rezerwy. W świetle art. 4 uor można stosować takie uproszczenie o ile nie ma to istotnego ujemnego wpływu na obraz sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy, wykazywany w księgach rachunkowych oraz sprawozdaniu finansowym jednostki.

 

Uwaga! Nie można uznać poszczególnych pozycji za nieistotne, jeżeli wszystkie nieistotne pozycje o podobnym charakterze łącznie uznaje się za istotne.

 

Dodatkowo w ustawa o rachunkowości jest przepis, zgodnie z którym jednostki mikro, małe oraz określone organizacje pozarządowe (w tym fundacje i stowarzyszenia) mogą nie tworzyć biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów dotyczących przyszłych świadczeń na rzecz pracowników, w tym rezerwy z tytułu niewykorzystanych urlopów. Uproszczenia tego nie można stosować jednak do spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych i spółek jawnych lub komandytowych, których wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne lub spółki z innych państw o podobnej do tych spółek formie prawnej (art. 39 uor).

Cały artykuł można przeczytać w Rzeczpospolitej z 14 września 2022 r., str.: H1 i H2