BDO W MEDIACH Spółki podejmują coraz to nowe wyzwania biznesowe i kierują swoje produkty do klientów zagranicznych. Wobec tego pracownicy oraz członkowie zarządu spółek odbywają podróże służbowe poza granicami kraju. W trakcie podróży osoby te ponoszą szereg wydatków związanych z celem podróży i regulują te wydatki prywatnymi lub służbowymi kartami płatniczymi – pisze w Rzeczpospolitej Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO.
Na podstawie art. 21 ust.1 pkt 16 ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, podróży osoby niebędącej pracownikiem do wysokości określonej w odrębnych przepisach lub ustawach.
Dla zobrazowania kwestii dotyczącej delegacji prezesa posłużmy się następującym przykładem. Zatrudniony w spółce z o.o. prezes zarządu posiada stałe miejsce zamieszkania w Polsce. Prezes zarządu nie prowadzi działalności gospodarczej, posiada udziały w spółce i swoje obowiązki związane z prowadzeniem spraw spółki oraz reprezentowaniem spółki świadczy na podstawie umowy o pracę. Prezes zarządu często wyjeżdża w zagraniczne podróże służbowe i pokrywa wydatki związane z podróżami własną lub służbową kartą płatniczą. Wydatki pokrywane prywatną kartą pracodawca zwraca zarządzającemu. Koszty związane z podróżą służbową dotyczą kosztów przejazdu, kosztów biletów lotniczych, kosztów lokalnego transportu, noclegów oraz wyżywienia. Wobec tego powstaje pytanie jak rozliczyć wydatki zagranicznej podróży służbowej zapłacone kartą płatniczą w walucie obcej?
Według ogólnej zasady wynikającej z przepisów podatkowych zarządzający, któremu zwracane są wydatki w zagranicznej podróży służbowej uzyskiwać będzie przychód w rozumieniu ustawy o PIT. Jednakże przychód ten, w oparciu o art. 21 ust.1 pkt 16 lit. a z zastrzeżeniem art. 21 ust. 13 tej ustawy będzie korzystać ze zwolnienia z opodatkowania do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Jednak, jeśli zwracane zarządzającemu koszty będą wyższe od limitów określonych w powołanym rozporządzeniu, to nadwyżka ponad te limity podlegać będzie opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych jako przychód ze stosunku pracy. Wobec tego zwrot przez spółkę zarządzającemu kosztów transportu, biletów lotniczych, noclegów i wyżywienia oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków związanych z podróżą służbową może korzystać ze zwolnienia podatkowego jednak tylko do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu.
Cały artykuł został opublikowany w Rzeczpospolitej z 16 marca 2022 r., str. H1 i H3