BDO W MEDIACH Zasadą jest, że kierownik jednostki sporządza, wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym, sprawozdanie z działalności jednostki – piszą w Rzeczpospolitej Łukasz Drożdżowski, prawnik i Marek Sporny, starszy manager w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO, biuro w Poznaniu.
Obowiązek ten dotyczy przede wszystkim spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółdzielni, przedsiębiorstw państwowych, a także tych spółek jawnych i komandytowych, których wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne lub spółki z innych państw o podobnej do tych spółek formie prawnej. Odpowiedzialność karna za niesporządzenie sprawozdania z działalności jest z kolei taka sama jak za niesporządzenie sprawozdania finansowego, tj. kara grzywny lub kara pozbawienia wolności do lat 2, albo obie te kary łącznie. Aby uniknąć kłopotów w tym zakresie warto zadbać o właściwy format pliku zawierającego sprawozdanie z działalności. Okazuje się bowiem, że na etapie składania dokumentu do Repozytorium Doumentów Finansowych może pojawić się błąd.
W przypadku podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. W przypadku zaś podpisu zaufanego następuje to przy pomocy tzw. „podpisywarki”, która jest dostępna z pozycji dwóch następujących adresów: https://moj.gov.pl/nforms/signer/upload?xFormsAppName=SIGNER&xadesPdf=true (starsza wersja) oraz https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany (nowsza wersja). O ile skorzystanie ze starszej wersji podpisywarki nie będzie stanowić przeszkody w późniejszym złożeniu sprawozdania z działalności do Repozytorium Dokumentów Finansowych, użycie nowszej wersji może już wiązać się z ponownym podpisaniem dokumentu.
Problem polega na tym, że nowsza wersja podpisywarki daje możliwość użycia trzech sposobów podpisania, z których pierwszy (podpisywanie sprawozdań finansowych) i ostatni (podpisywanie szerokiej gamy rozserzeń, w tym plików PDF) prowadzą do wygenerowania plików XAdES, a drugi do formatu PAdES. Sama zróżnica pomiędzy formatami XAdES i PAdES polega m. in. na tym, że jedynie w przypadku tego ostatniego formatu można zapoznać się z zawartością e-podpisanego dokumetu otwierając go za pomocą oprogramowania służącego do wizualizacji plików PDF. To z kolei sprawia, że format PAdES jest bardzo często wybierany przez osoby korzystające z podpisywarki.
Decydując się na podpisanie sprawozdania z działalności, którego treść zawiera się w pliku PDF, użytkownik podpisywarki stanie przed wyborem, czy podpisać je w formacie dedykowanym dla dokumentów PDF (drugi sposób), czy wybrać trzeci sposób, w wyniku czego dojdzie do wygenerowania nowego pliku w formacie xml. O ile z prawnego punktu widzenia sporządzenia sprawozdania z działalności nie ma znaczenia, czy przybieże ono formę XAdES czy PAdES (wązne jest tylko, aby nastąpiło to w drodze trzech ustawowo przewidzianych podpisów elektronicznych, w tym podpisu zaufanego), to już na etapie złożenia sprawozdania z działalności do Repozytorium Dokumentów Finansowych obecnie ma to ogrome znaczenie.
Cały artykuł można przeczytać w Rzeczpospolitej z 16 czerwca 2021 r., str. H8