• Czy naliczyć składki od ryczałtowego zwrotu kosztów przejazdu w delegacji?
Biuletyn Prawo Pracy i HR:

Czy naliczyć składki od ryczałtowego zwrotu kosztów przejazdu w delegacji?

13 września 2018

Bogdan Majkowski, "Ubezpieczeniach społecznych w praktyce" |

Nasz pracownik musiał dostarczyć jednemu z kontrahentów dokumenty. Te podroż służbową odbył prywatnym samochodem, przy czym koszty przejazdu rozliczyliśmy ryczałtem, na co zgodził się pracownik. Czy wypłatę powinniśmy uwzględnić w podstawie wymiaru składek?

Tak. Ryczałt należy oskładkować na ogólnych zasadach razem z innymi przychodami pracownika za miesiąc, w którym go wypłacono.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. W podstawie tej nie uwzględniamy wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą oraz zasiłków (bez względu na rodzaj ubezpieczenia, z którego przysługują), a także przychodów wymienionych w rozporządzeniu składkowym.

Podobnie ustalana jest podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, przy czym w tym przypadku nie wyłącza się wynagrodzeń chorobowych, a samą podstawę zmniejszamy o kwotę składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych ze środków pracownika. Przypomnijmy, że pracownicy z własnych środków pokrywają składki na następujące rodzaje ubezpieczeń społecznych:

  • emerytalne – w wysokości 9,76% podstawy wymiaru,
  • rentowe – w wysokości 1,50% podstawy wymiaru,
  • chorobowe – w wysokości 2,45% podstawy wymiaru.

Pojęcie przychodu ze stosunku pracy wyjaśnia art. 12 ustawy podatkowej, zgodnie z którym za przychód ten uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń.

Wspomniany w pytaniu ryczałt niewątpliwie jest więc takim przychodem i z uwagi na to, że nie jest wymieniony w rozporządzeniu składkowym, powinien być oskładkowany na ogólnych zasadach.

Co prawda w rozporządzeniu składkowym znajduje się punkt (§ 2 ust. 1 pkt 15) wyłączający z podstawy wymiaru składek diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika, ale tylko te wypłacane zgodnie z przepisami rozporządzenia delegacyjnego i w wysokościach w nim określonych. Z rozporządzenia delegacyjnego wynika zaś, że pracownik może otrzymać zwrot kosztów przejazdu albo w formie zwrotu kosztów zakupionych przez siebie biletów na wskazany przez pracodawcę środek lokomocji, albo w formie tzw. kilometrówki. Wypłaca jest ona, gdy pracodawca wyrazi zgodę na odbycie podróży służbowej prywatnym pojazdem pracownika. Jej wysokość odpowiada iloczynowi przejechanych kilometrów i obowiązującej w firmie stawce za jeden kilometr przebiegu.

Pracownik, o którym mowa w pytaniu, dostał zgodę na odbycie podróży służbowej prywatnym samochodem. Z tytułu  zwrotu kosztów przejazdu nie otrzymał kilometrówki, jak przewiduje rozporządzenie delegacyjne, ale ryczałt pieniężny. Dlatego też wspomnianego wyłączenia nie możemy tu zastosować. 

Podstawa prawna

  • Art. 12 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz. 200 ze zm.).
  • Art. 4 pkt 9, art. 18 ust. 1 oraz ust. 2, art. 20 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 1778 ze zm.).
  • Art. 81 ust. 1 oraz ust. 5-6 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 1938 ze zm.).
  • § 1 ust. 2 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 1949).

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r.

Zastanawiasz się, jak prawidłowo przygotować dokumentację ubezpieczeniową? Skorzystaj z praktycznych wskazówek dot. rozliczeń z ZUS, zawartych w „Ubezpieczeniach społecznych w praktyce” i prowadź dokumentację ZUS w 100% poprawnie!
www.ubezpieczeniaspoleczne.wip.pl