• CV a nowe przepisy RODO
Biuletyn Prawo Pracy i HR:

CV a nowe przepisy RODO

12 września 2018

Marcin Sierpień, "Płace w firmie" |

Czy można w świetle RODO przechowywać w aktach osobowych CV?

CV, które w procesie rekrutacji było prawidłowo pozyskane, powinno być przechowywane w aktach osobowych.

Koncentrując się na kwestii przechowywania CV osoby będącej już obecnie pracownikiem, należy stwierdzić że do przetwarzania jego danych osobowych upoważnia pracodawcę przepis prawa (art. 22 1 § 2 w zw. z art. 22 1 § 1 pkt 6 Kodeksu pracy). Dodatkowo, taki obowiązek wynika z wydanego na podstawie Kodeksu pracy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 28 maja 1996 r (podstawa prawna została podana na końcu niniejszej opinii).

Zgodnie z § 6 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 powyższego rozporządzenia pracodawca ma obowiązek założyć i prowadzić oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe. Akta te składają się z 3 części, a część A musi obejmować dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, określone w przepisach § 1 ust. 1 i 2 rozporządzenia, tj.:

  • wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz
  • świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty.

Rozporządzenie określa wzór takiego kwestionariusza osobowego, jednakże ten wzór nie jest obowiązkowy, toteż nic nie stoi na przeszkodzie, aby funkcję kwestionariusza spełniało złożone CV.

Jeżeli pracodawca zbierał od kandydatów do pracy CV, musiał to zrobić w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami. Jeżeli tak się stało, kolejnym krokiem jest postępowanie z CV osób, które zostały przyjęte do pracy. W ich przypadku pracodawca musi wypełnić obowiązek prawny związany z przetwarzaniem danych osobowych zawartych w CV (czyli musi przechowywać informację o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia w Części A akt osobowych pracownika). Tym samym można uznać, że jeżeli CV zostało wykorzystane w procesie rekrutacyjnym, to musi się znaleźć w aktach osobowych pracownika.

Należy także mieć na uwadze, że powyższe rozporządzenie obowiązuje do końca roku 2018 i zostanie zastąpione nowym rozporządzeniem, które będzie uwzględniać m.in. przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej.

Podstawa prawna

  • Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
  • Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 894).

Znajdź praktyczne rozwiązania z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych oraz podatków pomocne w prawidłowym rozliczaniu płac i naliczaniu wynagrodzeń w 2018 r.
www.placewfirmie.pl