W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies. Korzystając z naszej strony akceptujesz zasady Polityki Cookie.
  • Jak zobowiązać pracownika do zachowania poufności
Biuletyn:

Jak zobowiązać pracownika do zachowania poufności

06 lutego 2017

Michał Szuszczyński, BDO |

Stosunek pracy jest swoistą więzią łączącą pracodawcę i pracownika, opierającą się w olbrzymiej mierze na wzajemnym zaufaniu. Brak pewności co do lojalności którejkolwiek ze stron powoduje wzajemną nieufność, która znacząco utrudnia prawidłowe wykonywanie obowiązków. Ryzyko ujawnienia przez pracownika poufnych informacji i tajemnic, które mogą narazić pracodawcę na straty, skłania zatem do analizy, w jaki prawnie dopuszczalny sposób pracodawca może zobowiązać swojego pracownika do zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa oraz nierozpowszechniania informacji poufnych. 

Obowiązek zachowania poufności nakładają na pracownika w szczególności przepisy kodeksu pracy oraz ustawy z 16.04.1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. Dz.U. 1993 nr 47 poz. 211 ze zm.). W tym zakresie należy wskazać choćby na art. 100 § 2 pkt 4 kp, który precyzuje, iż obowiązkiem pracownika jest zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Wyżej wymieniony obowiązek został sformułowany dość ogólnie, jednak przyjmuje się, iż dotyczy on takich informacji, do których pracownik ma dostęp, a ich ujawnienie mogłoby sprowadzić choćby potencjalne niebezpieczeństwo spowodowania szkody dla pracodawcy.

Powyższy obowiązek wynika wprost z przepisów obowiązującego prawa pracy, zatem co do zasady wiąże on pracownika od momentu zawarcia umowy o pracę i nie jest w tym zakresie bezwzględnie wymagane podejmowanie przez pracodawcę dodatkowych czynności (np. zawieranie umów o zachowaniu poufności), co nie oznacza, iż strony stosunku pracy nie mogą zawrzeć takiej umowy. Należy tu wskazać, iż w interesie pracodawcy jest to, aby pracownik wiedział, jakie konkretnie dane i informacje są dla pracodawcy na tyle istotne, że ich ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. W związku z powyższym pracodawca powinien wskazać (przykładowo w umowie o pracę lub w regulaminie pracy) rodzaj (zakres) wiadomości, których nie należy ujawniać.

W dalszej kolejności należy wskazać na treść art. 11 ust. 4 ww. ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, który zawiera definicję tajemnicy przedsiębiorstwa. Wskazuje on, iż przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności.

Należy podkreślić, iż uznanie danej informacji za tajemnicę przedsiębiorstwa wymaga, by pracodawca podjął niezbędne działania zmierzające do zachowania danej informacji jako poufnej z uwagi na fakt, iż posiada ona dla pracodawcy wymierną wartość ekonomiczną. W związku z powyższym, aby dane informacje podlegały ochronie jako tajemnica przedsiębiorstwa, w pierwszej kolejności pracodawca musi dopilnować, aby nie były one ujawnione do wiadomości publicznej (np. poprzez zamieszczenie ich w prasie lub w internecie).

Ponadto musi to być informacja związana z działalnością przedsiębiorstwa oraz posiadać dla pracodawcy wymierną wartość gospodarczą (np. dla pracodawcy prowadzącego lokal gastronomiczny może nią być przepis kulinarny; z kolei dla dużej firmy produkującej opony będzie nią opis składników, z których wytwarzana jest guma dla poszczególnych rodzajów opon).

Istotny jest również fakt, że nie powinny to być informacje ogólnie znane profesjonalistom z konkretnej branży, gdyż w takim wypadku tracą one ochronę przewidzianą dla ww. tajemnicy. Pracodawca i w tym przypadku powinien szczegółowo określić zakres oraz rodzaj informacji, które w jego zakładzie pracy stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. W wielu bowiem przypadkach to, co dla jednego pracodawcy będzie ściśle strzeżoną tajemnicą, dla innego nie będzie przedstawiało żadnej wymiernej wartości.

Działania podjęte przez pracodawcę w celu takiej ochrony mogą polegać m.in. na ww. wskazaniu szczegółowego zakresu tajemnicy przedsiębiorstwa oraz zakazu jej ujawniania w odrębnych umowach zawieranych z pracownikami, zawarciu klauzuli poufności w umowie o pracę lub w aneksie do umowy o pracę, ograniczeniu kręgu osób mających dostęp do tych informacji (np. poprzez wprowadzenie kilku „poziomów” dostępu do danych zgromadzonych na firmowym serwerze itp.).

Również w regulaminie pracy może zostać określone, jakie informacje stanowią dla pracodawcy tajemnicę oraz zawarte zobowiązanie pracowników do ochrony takich wiadomości. Należy przy tym nadmienić, iż dana informacja nie traci swojego poufnego charakteru poprzez udostępnienie jej ograniczonej liczbie osób (np. pracownikom zatrudnionym na stanowiskach kierowniczych), jeżeli zostały one zobowiązane do zachowania poufności w tym zakresie. Pracodawca powinien również dokładnie określić okres trwania obowiązku zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa.

Niezależnie od powyższego, jeżeli wykonując swoją pracę pracownik ma stały dostęp do szczególnie ważnych dla pracodawcy informacji (np. baza klientów, informacje sprzedażowe itp.), których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, warto zastanowić się nad zawarciem z pracownikiem umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy (umowę o zakazie konkurencji w czasie trwania stosunku pracy zawrzeć można z każdym pracownikiem, a więc także tym, który nie ma dostępu do takich informacji). W takiej umowie należy precyzyjnie określić zakres przedmiotowy zakazanej działalności konkurencyjnej oraz okres, w którym pracownik zobowiązany będzie przestrzegać tego zakazu.

Należy także pamiętać, iż w przypadku takiej umowy pracownikowi obligatoryjnie należy się odszkodowanie w wysokości nie niższej niż 25% wynagrodzenia, które przysługiwało mu przed ustaniem stosunku pracy w okresie odpowiadającym okresowi zakazu prowadzenia działalności konkurencyjnej. Zaznaczyć należy, iż za niezgodne z prawem uznaje się, co rozstrzygnął Sąd Najwyższy m.in. w wyroku z 16.02.2016 r. (I PK 110/15), zakazanie pracownikowi podejmowania w okresie zatrudnienia jakiejkolwiek dodatkowej działalności, a więc także tej, która nie pokrywa się z działalnością pracodawcy.

Podsumowując, już na etapie otwierania biznesu i zatrudnienia pierwszych pracowników pracodawca powinien zadbać o wprowadzenie w zakładzie pracy odpowiednich klauzul dotyczących w szczególności obowiązku zachowania poufności oraz dbania o tajemnicę przedsiębiorstwa. Ważne jest przy tym, by zakres tajemnicy określić w taki sposób, aby pracownicy dokładnie wiedzieli, jakich informacji nie mogą ujawnić. W przypadku szczególnie newralgicznych stanowisk warto zastanowić się nadto nad zawarciem umów o zakazie prowadzenia działalności konkurencyjnej.