W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies. Korzystając z naszej strony akceptujesz zasady Polityki Cookie.
  • Inwentaryzacja ciągła zapasów
Biuletyn:

Inwentaryzacja ciągła zapasów

11 października 2016

Dorota Mikulska, "Vademecum Głównego Księgowego" |

Pytanie
Mamy regał automatycznego składowania, w którym jest przechowywana stal. Jest w nim ok. 1 000 różnych pozycji w 180 kasetach. Jest to bardzo czasochłonne.
Czy możemy zrobić inwentaryzację ciągłą, czyli np. codziennie sprawdzać po kilka wybranych artykułów i na bieżąco korygować stany magazynowe?
Magazynier sprawdzałby, ile pozycji jest faktycznie w kasecie, ile powinno być, a następnie robiłby odpowiednio korekty. Później z systemu raz na koniec roku sporządziłoby się plik z zrobionymi korektami i zostałyby te dokumenty podpisane przez zarząd. Pozostałe towary, które są w magazynie na półkach, byłyby inwentaryzowane raz na koniec roku.
Czy taka ciągła inwentaryzacja jest dopuszczalna?

Odpowiedź

Jednostka może przeprowadzać częściowe spisy z natury zapasów towarów, czyli zdecydować się na tzw. inwentaryzację ciągłą zapasów, z tym, że czynności inwentaryzacyjnych nie powinna przeprowadzać osoba odpowiedzialna materialnie za te zapasy (np. magazynier), a wyniki inwentaryzacji powinny być dokumentowane na bieżąco i na bieżąco rozliczane w księgach rachunkowych.

Uzasadnienie

W myśl art. 26 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – dalej u.o.r. – inwentaryzację zapasów towarów przeprowadza się drogą spisu z natury, co do zasady, na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Jednakże ustawodawca dopuszcza także inne terminy inwentaryzacji zapasów. I tak, termin i częstotliwość zapasów towarów uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację:

  • zapasów towarów odpisywanych na dzień ich zakupu bezpośrednio w koszty – rozpoczęto w ostatnim kwartale roku obrotowego i zakończono do 15. dnia następnego roku obrotowego, a ustalenie stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym (art. 26 ust. 3 pkt 1 u.o.r.);
  • zapasów towarów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową – przeprowadzono raz w ciągu 2 lat (art. 26 ust. 3 pkt 2 u.o.r.);
  • zapasów towarów objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki – przeprowadzono raz w roku (art. 26 ust. 3 pkt 4 u.o.r.).

Zatem jeżeli stal, o której mowa w treści pytania, objęta jest ewidencją ilościowo-wartościową, jej inwentaryzację jednostka może przeprowadzić raz w ciągu roku, a nawet raz w ciągu dwóch lat. Przyjmuje się przy tym, że użyte przez ustawodawcę wyrażenie „w ciągu" określonego okresu (np. w ciągu 2 lat) oznacza zarówno możliwość przeprowadzenia jednorazowego spisu z natury na dowolny dzień tego okresu (np. 1 marca), jak i możliwość przeprowadzania częściowych spisów z natury wyodrębnionych (np. ze względu na asortyment, miejsce składowania) grup towarów w danym okresie tak, aby w danym okresie inwentaryzacją objęty został cały zapas towarów.

Tak więc w sytuacji przedstawionej w treści pytania jednostka może przeprowadzić częściowe spisy z natury stali i innych asortymentów towarów. Oczywiście możliwe jest, aby inwentaryzacja przedmiotowej stali była przeprowadzana codziennie poprzez spisanie stanu kilku wybranych asortymentów stali, czyli de facto, aby jednostka w ciągu roku obrotowego przeprowadziła kilkaset częściowych spisów z natury zapasów towarów. W moim przekonaniu jednak rozwiązanie takie jest nieuzasadnione ekonomicznie i relatywnie trudne do realizacji, zwłaszcza pod względem spełnienia wszystkich wymogów dotyczących przeprowadzania czynności inwentaryzacyjnych.

Należy bowiem pamiętać, że czynności inwentaryzacyjne powinny zostać przeprowadzone zgodnie z ogólnymi wymogami w tym zakresie, tzn.:

  • terminy inwentaryzacji poszczególnych pozycji (grup, miejsc składowania) towarów powinno określać zarządzenie kierownika jednostki;
  • do przeprowadzenia czynności inwentaryzacyjnych powinny zostać powołane zespoły spisowe, przy czym w ich skład nie powinna wchodzić osoba materialnie odpowiedzialna za zapasy (tu: magazynier);
  • przeprowadzenie każdego ze spisów powinno zostać udokumentowane na arkuszach spisu z natury;
  • na każdy dzień inwentaryzacji jednostka powinna sporządzić zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów (art. 18 ust. 2 u.o.r.);
  • porównanie rezultatu spisu częściowego inwentaryzowanych zasobów z ich stanem księgowym powinno odbywać się na bieżąco (na dzień spisu z natury) i na bieżąco należy dokonywać rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych;
  • rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych każdego z częściowych spisów z natury powinno zostać prawidłowo udokumentowane.

Można jednak rozważyć i zarządzić np. cotygodniowy spis z natury kilkunastu lub kilkudziesięciu lokalizacji magazynowych towarów, przy czym w każdym tygodniu spisywane byłyby inne lokalizacje, tak by w ciągu roku obrotowego co najmniej raz zweryfikowany został fizyczny stan całego zapasu towarów.