W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies. Korzystając z naszej strony akceptujesz zasady Polityki Cookie.
  • Wydatki na bilety dla pracowników są kosztem pracodawcy
Biuletyn:

Wydatki na bilety dla pracowników są kosztem pracodawcy

14 kwietnia 2013

Iwona Czauderna, Ewa Ostapowicz, "Koszty Podatkowe w praktyce" |

Nasza spółka zwraca pracownikom koszty biletów miesięcznych na autobusową komunikację miejską i lokalne przejazdy pociągiem. Prawo do zwrotu kosztów pracowniczych biletów miesięcznych zostało zagwarantowane w regulaminie zatrudnienia.

CIT – czy wydatki na zakup biletów miesięcznych dla pracowników można zaliczyć do kosztów?

PIT – czy wartość otrzymanego biletu stanowi przychód osoby zatrudnionej?

UoR – jak zapisać w księgach rachunkowych wartość zakupionych biletów?

 

CIT/PIT

Zwrócone pracownikom wydatki na zakup biletów miesięcznych pracodawca może zaliczyć do swoich kosztów podatkowych. Jednak istotne jest, aby pracodawca był zobowiązany do świadczenia takich wydatków na podstawie:

  1. układu zbiorowego pracy (w sytuacji, gdy w spółce nie działają związki zawodowe),
  2. regulaminu pracy bądź
  3. umów o pracę zawieranych z pracownikami.

Wydatki na bilety dla pracowników to koszt pracowniczy przedsiębiorcy

Jeśli spółka jest zobowiązana do zwrotu pracownikom wydatków na zakup biletów miesięcznych, to wydatki te są związane z zatrudnieniem pracowników i można zaliczyć je do tzw. kosztów pracowniczych, które są pośrednio związane z uzyskaniem przychodów. Należności wypłacane z tytułu umowy o pracę stanowią koszt podatkowy pracodawcy w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone lub pozostawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi należności te można zaliczyć do kosztów w momencie ich wpłaty pracownikowi lub pozostawienia ich do dyspozycji pracownika.

Oznacza to, że np. jeśli z umowy o pracę wynika, że wynagrodzenie jest wpłacane za dany miesiąc do 10. dnia miesiąca następnego, to jeśli spółka w tym terminie wypłaci wynagrodzenie (w którym będzie również zwrot kosztów biletów miesięcznych) może zaliczyć te wydatki do kosztów miesiąca, za który wypłaca wynagrodzenie. Jeśli jednak nie dotrzyma terminu, to wydatki na wynagrodzenie może zaliczyć do kosztów dopiero w miesiącu, w którym je wypłaci.

U pracownika może powstać przychód

Za przychody ze stosunku pracy, zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Do tych przychodów zalicza się w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona. Ponadto przychodami są też świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Wartość biletu dolicza się do przychodu pracownika ze stosunku pracy i podlega on opodatkowaniu na zasadach ogólnych. Należy zauważyć, że gdyby obowiązek zakupu biletów miesięcznych dla pracowników wynikał z odrębnych ustaw, to wówczas dochód ten podlegałby zwolnieniu od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 112 ustawy o PIT. Nie podlega bowiem opodatkowaniu zwrot kosztów dojazdu pracowników do zakładu pracy, jeśli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy wynika z odrębnych ustaw.

Bilety są wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie 

Podstawy wymiaru składek nie stanowią korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji. W tym kontekście sfinansowanie przez pracodawcę zakupu miesięcznych biletów na dojazdy do pracy na podstawie regulaminu wynagrodzeń podlega wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Ważne orzeczenie

Każde przysporzenie majątkowe, w tym także ekwiwalenty pieniężne z tytułu ponoszonych kosztów przejazdów do pracy środkami lokomocji wypłacane pracownikom przez pracodawcę na podstawie aktów lub przepisów prawa pracy, podlegają wyłączeniu z podstawy wymiaru składek (§ 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 27 września 2012 r., sygn. akt III AUa 445/12

Wydatki na dojazd do pracy mogą być wyższe niż zryczałtowane koszty 

Warto jeszcze zwrócić uwagę na kwestię wysokości zryczałtowanych kosztów pracowniczych, o które pracodawca powinien zmniejszyć przychód obliczając zaliczkę na podatek dochodowy. W art. 22 ust. 2 ustawy o PIT zostały podane zryczałtowane kwoty kosztów uzyskania przychodów ze stosunku pracy. Jednak zgodnie z art. 22 ust.11 ustawy o PIT, jeśli te koszty są za dany rok niższe od wydatków na dojazd do zakładu (zakładów) pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej, w rocznym rozliczeniu podatku koszty te mogą być przyjęte przez pracownika lub płatnika (pracodawcę – jeśli to on rozlicza pracownika) w wysokości wydatków faktycznie poniesionych, udokumentowanych wyłącznie imiennymi biletami okresowymi. A zatem, jeśli pracownikowi przysługują wyższe koszty pracownicze ze stosunku pracy na podstawie art. 22 ust. 11 ustawy o PIT, to może je rozliczyć w zeznaniu rocznym, w ciągu roku przychody ze stosunku pracy są zmniejszane tylko o zryczałtowane koszty.

Podstawa prawna:

  • art. 15 ust. 1 i ust. 4g, art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.),
  • art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 112, art. 22 ust. 2 i ust. 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.),
  • § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).

VAT

Kwotę podatku należnego można obniżyć o kwotę podatku naliczonego zawartego w cenie nabytych towarów bądź usług, w takim zakresie, w jakim nabywane towary bądź usługi wykorzystywane są przez podatnika do wykonywania czynności opodatkowanych VAT. A zatem spółka może odliczyć VAT naliczony, jeśli dokonany zakup towarów bądź usług jest związany ze sprzedażą opodatkowaną i w konkretnym przypadku nie ma zastosowania wyłączenie lub ograniczenie prawa do odliczenia podatku naliczonego.

W przypadku zakupu biletów miesięcznych dla pracowników nie mamy do czynienia z zakupem usług związanych z czynnościami opodatkowanymi. A zatem spółka nie może odliczyć VAT naliczonego. W tej sytuacji będzie mogła kwotę wydatku w całości (łącznie z VAT) zaliczyć do kosztów.

Podstawa prawna: art. 86 ust. 1, zał. nr 3 poz. 155 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).

UoR

Firma może zapewnić pracownikom bezpłatny transport lub finansowanie biletów na przejazd. Zasady dofinansowania do biletów na dojazd pracowników do pracy publicznymi środkami transportu powinieneś określić w zbiorowym układzie pracy lub regulaminie wynagradzania. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadzasz, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym (art. 20 ust. 1 UoR).

Fakturę dokumentującą zakup biletów ujmuje się w księgach rachunkowych w ciężar kosztów działalności operacyjnej następująco:

  1. Faktura VAT za zakup biletów:
    Wn 300 „Rozliczenie zakupu” – wartość netto,
    Wn 221 „VAT naliczony” – kwota VAT,
    Ma 201 „Rozrachunki z dostawcami” – wartość brutto.
  2. Rozliczenie kosztu:
    Wn 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”,
    Ma 300 „Rozliczenie zakupu”.

Wartość w kwocie stanowiącej równowartość ceny biletu dla pracownika będzie przychodem ze stosunku pracy podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy o PIT). Dlatego powinieneś równowartość ceny biletu doliczyć do innych składników wynagrodzenia i od łącznej kwoty pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.

Wn 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,

Ma 222 „Rozrachunki publicznoprawne” (analitycznie: rozrachunki z US z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych).

Musisz także wystawić fakturę wewnętrzną dokumentującą nieodpłatne przekazanie biletów pracownikom i wykazać VAT należny, a w księgach rachunkowych ujmujesz zapis:

Wn 403 „Podatki i opłaty”,

Ma 222 „Rozrachunki publicznoprawne” (analitycznie: rozrachunki z US z tytułu VAT należnego).

Pamiętaj również, że pracownikowi dojeżdżającemu do pracy z innej miejscowości mogą należeć się podwyższone koszty uzyskania. Ma to wpływ na naliczanie wynagrodzenia, nie ma jednak wpływu na ewidencję księgową.

Podstawa prawna: art. 20 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.).

CIT/PIT, VAT – Iwona Czauderna

UoR – Ewa Ostapowicz