W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies. Korzystając z naszej strony akceptujesz zasady Polityki Cookie.
  • Opisywanie faktur w jednostkach sektora finansów publicznych
Biuletyn:

Opisywanie faktur w jednostkach sektora finansów publicznych

18 stycznia 2012

Anna Samelak, "Monitor rachunkowości budżetowej" |

Pytanie

W jaki sposób należy opisywać faktury zakupu oraz inne dokumenty w jednostkach sektora finansów publicznych? Jakie przepisy regulują tę kwestię? W naszej jednostce: dekretujemy (pieczątka), opisujemy, kto sprawdził pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym i kto zatwierdził do zapłaty; jeśli jest to wydatek kwalifikujący się do wydatków strukturalnych – to opisujemy, do jakiego obszaru i kategorii się zalicza. Oprócz tego opisujemy, czego dokładnie dotyczy dokument (jakiego wydatku) oraz kto zlecił zakup. Czy taki opis jest wyczerpujący?

Odpowiedź

Obowiązek dekretacji oraz zatwierdzenia zgodności formalnej, rachunkowej oraz merytorycznej należy wywieść z przepisów ustawy o rachunkowości oraz o finansach publicznych. W zakresie wydatków strukturalnych obowiązek taki wynika natomiast z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Skoro kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, a kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, to nasuwa się oczywisty wniosek, że taka ewidencja musi być prowadzona.

Musi więc istnieć system oznaczania dowodów księgowych w taki sposób, by wiadomym było, który dowód księgowy został zakwalifikowany do ujęcia w ewidencji prowadzonej dla celów sporządzenia sprawozdania Rb - WSa. Przepisy rozporządzenia w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych dają jedynie narzędzie do realizacji tego obowiązku. Zupełnie zbędny wydaje się natomiast opis, kto zlecił zakup, bowiem kierownik może przekazać swoje kompetencje w zakresie dokonywania wydatków i zaciągania zobowiązań pracownikowi w drodze imiennego upoważnienia.

Do opisu faktury można dodać również, że dany zakup nie podlega przepisom ustawy o zamówieniach publicznych. Zapis taki nie jest obowiązkowy, ale może ułatwić późniejszą pracę nad kwalifikacją danego wydatku.

Podstawa prawna:

  • ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240 ze zm.),
  • ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.), 
  • rozporządzenie Ministra Finansów z 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2010 r. nr 20, poz. 103).