W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies. Korzystając z naszej strony akceptujesz zasady Polityki Cookie.
  • Numer z dziennika czy z bufora?
Biuletyn:

Numer z dziennika czy z bufora?

12 czerwca 2012

Halina Skiba, "Rachunkowość Budżetowa" |

Pytanie
Czy jednostki sektora finansów publicznych mogą przyjąć, że numerem dokumentów księgowych jest ten z bufora nadany przy wprowadzaniu, a nie numer ewidencyjny dziennika nadany zaksięgowanemu dokumentowi?

Odpowiedź

Jednostki mogą stosować inną numerację dowodów księgowych niż numery ewidencyjne nadawane z dziennika. Powinny one jednak wówczas zawrzeć taki zapis w swojej polityce rachunkowości.

Ustawa o rachunkowości wprowadza obowiązek posiadania przez jednostki prowadzące księgi rachunkowe dokumentacji obejmującej:

  • określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
  • metody wyceny aktywów i pasywów oraz zasady ustalania wyniku finansowego,
  • sposoby prowadzenia ksiąg rachunkowych (zakładowy plan kont, wykaz ksiąg rachunkowych, system przetwarzania danych),
  • opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów.

Dokumentacja opisująca politykę rachunkowości powinna w sposób przejrzysty i zrozumiały określać sposoby rozliczania i ewidencjonowania zdarzeń, które znajdują odzwierciedlenie w księgach rachunkowych, w skład których wchodzą m.in.:

  1. dziennik,
  2. księga główna,
  3. księgi pomocnicze,
  4. zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald ksiąg pomocniczych,
  5. wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Jak prowadzić dziennik?

Zasady prowadzenia dziennika określone zostały w art. 14 ustawy o rachunkowości (uor), który mówi, że dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym i bez względu na technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Sposób weryfikacji (uzgadniania) danych z dziennika i obrotów księgi głównej warto opisać w  zasadach rachunkowości jednostki.
Ponadto, zapisy w dzienniku muszą być:

  • kolejno numerowane, 
  • sumy zapisów liczone w sposób ciągły,
  • sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. 


Numerujemy dowody

Każdy zapis księgowy wprowadzany jest do dziennika na podstawie dowodu księgowego stwierdzającego dokonanie operacji gospodarczej. Celem numerowania dowodów księgowych jest ułatwienie dokonywania zapisów księgowych, sprawowanie kontroli nad poprawnością i kompletnością zapisów księgowych. Wymogi, jakie musi spełniać dowód księgowy, zostały określone w art.21 ust.1 pkt 1-6 uor. Jednym z tych elementów jest rodzaj dowodu i jego numer. Każda jednostka powinna mieć określony własny system numeracji dowodów księgowych. Numery księgowe nadaje się dowodom niezależnie od tego, czy posiadają one własne numery nadane przez wystawców.

Numeracja dowodów może być jednolita lub grupowa, czyli oddzielna dla poszczególnych rodzajów dokumentów, np. raportów kasowych, wyciągów bankowych, faktur.

Nieważne jak, byle po kolei

Ustawa o rachunkowości nie określa dokładnie sposobu numerowania dowodów księgowych  ani pozycji w dzienniku. W praktyce najczęściej stosowane jest rozwiązanie, że numer pozycji w dzienniku jest różny od numeru dowodu księgowego. Przepisy ustawy podkreślają zasadę chronologii i ciągłości zapisów w księgach, i tak art. 23 uor mówi, że zapisy w księgach powinny być wprowadzane z zachowaniem ustalonej chronologii i wyklucza się pozostawianie wolnego miejsca (przy ręcznym prowadzeniu ksiąg) czy też rezerwowanie numerów księgowych (przy technice komputerowej).
Zachowanie staranności przy wprowadzaniu zapisów polega również na zapewnieniu im właściwej ochrony w przypadku wprowadzania do nich zmian. Tak więc numeracja dokumentów i pozycji w dzienniku stosowana w jednostce powinna być określona w polityce rachunkowości i być dostosowana do specyfiki jednostki, organizacji obiegu dokumentów, możliwości stosowanego programu komputerowego. Aby nie narazić się na zarzut nierzetelnego prowadzenia ksiąg, przyjmując zasady numeracji należy pamiętać, aby była zapewniona ciągłość numeracji i chronologia.

Numeracja z bufora spełnia wymogi uor

Zazwyczaj przy prowadzeniu ewidencji przy użyciu komputera dokumenty wprowadzane są do tzw. bufora, gdzie czekają na zatwierdzenie. Przy wprowadzaniu dokumentu nadawany jest mu kolejny numer, i jak wspomniano wcześniej, w zależności od przyjętych zasad, może to być numeracja ciągła lub oddzielna dla każdego rodzaju dokumentu. Warto jednak pamiętać, że tym samym numerem powinien być oznaczony sam dowód księgowy będący podstawą zapisu. Sposób przyporządkowania numerów księgowych uzależniony jest od możliwości technicznych programu, jednak  użytkownik powinien mieć możliwość decydowania o schemacie numerów.
Przykładowa numeracja dowodów księgowych w jednostce może być następująca (przy założeniu stosowania numeracji grupowej):

  1. wyciąg bankowy  z 2.01.2012 - WB 1/2012,
  2. wyciąg bankowy z 3.01.2012 - WB 2/2012,
  3. polecenie księgowania z 3.01.2012 - PK 1/2012,
  4. wyciąg bankowy z 4.01.2012 - WB 3/2012,
  5. polecenie księgowania z 4.01.2012 - PK 2/2012,
  6. raport kasowy z 4.01.2012 - RK 1/2012.


W momencie zatwierdzania dokumentów wprowadzonych do bufora następuje numerowanie dokumentów pozycjami dziennika według zasad chronologii w ten sposób, że:

Nr dziennika

Nr dokument

Data

1

WB 1/2012

2.01.2012

2

WB 2/2012

3.01.2012

3

PK 1/2012

3.01.2012

4

WB 3/2012

4.01.2012

5

PK 2/2012

4.01.2012

6

RK 1/2012

4.01.2012


Taki sposób numeracji będzie spełniał wymogi zawarte w art. 14 uor dotyczące sposobu ujmowania zdarzeń w dzienniku oraz numeracji zapisów.

W przypadku, gdy w charakterystyce programu służącego do prowadzenia ksiąg rachunkowych (która powinna być załącznikiem do polityki rachunkowości) nie ma określonego jasno sposobu numeracji, to wówczas jednostka powinna sama taki zapis ująć w swoich zasadach rachunkowości.

Podstawa prawna:

  • Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 nr 152, poz. 1223 ze zm.).
  • Pismo Ministerstwa Finansów - Departament Rachunkowości z 20 kwietnia 2009 r. DR1/068/119/1/CPM/2009/411